MailStore Home

1. Beschreibung
2. Bisherige Tests
   1. FAUMail-Postfach
   2. GroupWise-Postfach
   3. Exchange-Postfach
   4. Noch verbesserungswürdig
3. Archivieren und Exportieren
   1. Strategievorschlag zur Archivierung und Migration
   2. FAUMail-IMAP-Postfach archivieren
   3. GroupWise-IMAP-Postfach archivieren
   4. Suchabfrage
   5. Exportieren nach Exchange-Postfach (HTTPS)
      1. Exportieren nach Exchange-Postfach (IMAP)
   6. Exchange-Postfach archivieren (HTTPS)
      1. Exchange-Postfach archivieren (IMAP)

Beschreibung

Die datenbankgestützte E-Mail-Archivierung, bewahrt E-Mails aus einer Vielzahl unterschiedlicher Quellen wie Outlook, Thunderbird oder web.de dauerhaft, zentral und sicher auf und brennt die Dateien direkt auf CD oder DVD.

Seit 10.5.2012 gibt es die Version Mailstore Home 7

• Caschys Blog; MailStore Home 7: E-Mails archivieren und sichern

Anmerkung

Mailstore Home 5 lies sich problemlos auf Mailstore Home 7 aktualisieren. Getestet wurden die Archivierung eines ein Exchange- und eines FAUMail-Benutzerkontos.

Zu Mailstore Home 5

Wir empfehlen vorher das Verzeichnis mit der Mailstore Home Datenbank vorher zu sichern. Bei einem größeren Archiv kann das durchaua mal eine Stunde dauern..

• Die Bedienungsoberflächewurde verbessert.
• Interessant ist das neue Feature, mehrere E-Mail-Konten gleichzeitig zu archivieren.
• Die Archivierungvon Dovecot,  Exchange und FAUMail Konten ist damit möglich.
• Die Archivierung geht schneller als bei Version 4.
• Die Fenster von Mailstore Home lassen sich jetzt verschieben und man kann parallel dazu auf dem Rechner etwas anderes tun.
• Automatische Konfiguration: Einstellungen für E-Mail-Konten werden nun an anhhand der E-Mail-Adresse automatisch erkannt und müssen nicht länger manuell eingegeben werden
• Ob das funktioniert, habe ich noch nicht getestet, da meine vorkonfigurierten Profile verwendet wurden.
• Outllook PST-Files lassen sich nur in der kostenplichtigen Server Version archivieren.

Autor/Hersteller
deepinvent Software GmbH

• Download MailStore Home und Mailstore Home Portable
• Liste der Neuerungen in MailStore Home

"§2(5) Die Nutzung der Freeware ist auf die Verwendung für private Zwecke beschränkt. Jegliche Nutzung der Freeware für gewerbliche Zwecke ist nicht gestattet; dies gilt insbesondere für die Verwendung der Freeware zur Archivierung von geschäftlicher E-Mail Korrespondenz. Die Archivierung von Sammelkonten oder Personen ungebundenen E-Mailkonten ist ausdrücklich untersagt."

• Quelle: EULAhttp://www.mailstore.com/de/eula-free.aspx

MailStore ist auch als Server-Lösung für Unternehmen erhältlich (benötigt NET Framework).

Man kann damit IMAP und Exchange-Postfächer archivieren und auch Teile oder die ganze Archivierung wieder auf den selben oder anderen Server exportieren. Die E-Mails werden dann aber nicht mehr in das Original-Verzeichnis zurückgespielt, sondern unterhalb des Ordners MailStore Export abgelegt.

IMAP mit TLS bzw. SSL Verschlüsselung funktioniert ohne Probleme.

Die Version Mailstore Home 4 merkt sich inzwischen auch beim Archivieren die Mailserver-Zugangsdaten.

Wie das Passwort gespeichert wird, ist unbekannt. Sicherheitshalber sollte man dieses wieder nach der Archivierung mit einem ungültigen Passwort überschreiben!

Es lassen sich beliebige Teilbäume für die Archivierung auswählen bzw. von der Archivierung ausnehmen.Bei anderen Archivierungsprogrammen hat man Probleme #Public und #Users von der Archivierung auszuschließen, MailStore Home kann das..

MailStore Home archiviert leider keine Duplikate von E-Mails. Wenn eine Mail in mehreren Ordnern vorhanden war, findet man sie nur noch in einem Ordner, und das war dann vielleicht nicht derjenige, den man vorher hauptsächlich benutzt hatte.

Die Suche in einem MailStore Home Archiv geht wesentlich schneller, als auf einem IMAP-Server. Es können auch die Inhalte von PDF-Anhängen indiziert werden.

Die zeitgesteuerte Archivierung geht leider nur bei der kommerziellen Variante (Mailstore Home Server).

Dies ist ein interessantes Tool, falls eine Migration z.B. von einem Postfach zu einem anderen ansteht.

Outlook PST-Archive können nur mit der kommerziellen Variante (Mailstore Home Server) gelesen werden. Archivieren und Exportieren von Exchange-konten funktioniert aber in Mailstore Home auch.

Bisherige Tests

FAUMail-Postfach

Bei Mailstore Home 3 terminierte die Archivierung bei meinen Tests einmal vorzeitig, weil der IMAP-Server die Verbindung abgebrochen hat. Das machte aber nichts, man kann die Archivierung beliebig neu starten, weil nur das archiviert wird, was bisher noch nicht archiviert wurde.

GroupWise-Postfach

Beim Exportieren von 24797 E-Mails nach GroupWise/IMAP mit Mailstore Home 3 sind leider 5 Fehler aufgetreten.

Beim Exportieren von 25756 E-Mails nach GroupWise/IMAP mit Mailstore Home 4 sind leider 7 Fehler aufgetreten.

Abb. Beispiel: Fehlermeldung von MailStore Home 4

Meldung:
Der IMAP-Server hat einen Fehler zurückgegeben. APPEND (8101) (NO)

Versucht man ein zweites Mal die selben E-Mails zu exportieren, so liegen diese anschließend doppelt in den Ziel-Ordnern.

Deshalb habe ich alle E-Mails unter MailStore Export gelöscht, ohne die Unterordner selbst zu löschen uns anschließend noch mal alles exportiert, leider auch ohne Erfolg.

Leider lässt sich mit den Informationen des Debug-Protokolls nur herausfinden, um welche Ordner es sich handelt, die betreffenden Mail lassen sich leider nicht identifizieren.

Ein Versuch einen problematischen Ordner wieder in das FAUMail Postfach zurückzuexportieren funktionierte aber problemlos.

Exchange-Postfach

Zu einem Exchange-Postfach sollte man immer per HTTPS exportieren, da funktioniert das Exportieren mit weit weniger Fehlern als beim Beim Exportieren von Mails auf ein Exchange Postfach via IMAP, dort bricht der Server leider die Verbindung schon nach einigen 1000 Mails ab.

Beispiel: Fehler beim Archivieren in ein Exchange-Postfach

	Der Vorgang wurde abgeschlossen mit Fehlern. 47919 Objekte wurden kopiert. 24 Fehler sind aufgetreten (siehe unten).
15x	message-1-40918.eml (fehlgeschlagen) Der Objektverweis wurde nicht auf eine Objektinstanz festgelegt.
6x	message-1-36931.eml (fehlgeschlagen) Microsoft Exchange Server konnte die Aufgabe nicht ausführen. Details: The message exceeds the maximum supported size. EWS Error Code: ErrorMessageSizeExceeded.
3x	message-1-31940.eml (fehlgeschlagen) Microsoft Exchange Server konnte die Aufgabe nicht ausführen. Details: Invalid MIME content. EWS Error Code: ErrorMimeContentInvalid.

Noch verbesserungswürdig

Wurde die Sicherung einmal gestartet lässt, sich das Fenster leider nicht mehr verschieben und behindert einem bis zu Beendigung des Archivierungsprozesses bei der weiteren Arbeit. Man muss sich also vorher eine Ecke auf dem Bildschirm suchen wo das MailStore Home Fenster nicht stört.

Beim Exportieren ist das Logfile leider nicht so aussagekräftig wie beim Archivieren. Es wäre schön, wenn die Message-ID's mitgeloggt würden. So kann man leider nur den Ordner identifizieren in dem ein Fehler aufgetreten ist, nicht aber welche Mail aus diesem Ordner den Fehler produziert hat.

Der Namen des Ziel Ordners lässt sich leider nicht frei wählen, dieser ist immer MailStore Export.

Die gespeichteren Einstellungen (Profil) erlauben nur die Verwaltung von maximal 3 IMAP-Konten.

Archivieren und Exportieren

Hat man mehrere Postfächer, so wird die auf dem PC lokal angelegten Archive durch die eingegebene E-Mailadresse unterschieden.

Gibt man bei verschiedenen Postfächern die selbe E-Mailadresse an, so landen die archivierten Daten beider Postfächer im selben Archiv.

Strategievorschlag zur Archivierung und Migration

1. Zuerst sollten Sie erst mal alles in ein Archiv auf einer lokalen Platte archivieren, dann kann bei Aufräumungsarbeiten nichts versehentlich verlorengehen..
2. Geben Sie bei Einstellungen speichern unter einen eindeutigen Namen an.
3. Dieses Archiv sollte nie mehr verändert werden, speichern Sie deshalb zukünftige Archivierungen in einem neuen Archiv.
4. Machen Sie sich von diesem Archiv mindestens 2 Datensicherungen auf 2 externe Datenträgern z.B. DVDs, USB-Sticks, externe Festplatten, oder dem Archivierungsdienst des RRZE. Dann kann Ihnen ein Duplikat kaputt gehen, Sie haben ja dann noch das andere.
5. Überlegen Sie Sie sich, ob Sie wirklich alles migrieren müssen. Es reicht möglicherweise alle Mail, die im letzten viertel Jahr ankommen, bzw. gesendet wurde zu archivieren. Zusätzlich benötigen Sie vielleicht nur einige wenige Ordner komplett.
6. Diese reduzierte Auswahl können Sie per Suchabfrage mit Mailstore Home auswählen und auf das neue Postfach exportieren..(Siehe Anmerkung)
7. Benennen Sie eventuell den Zielordner vor dem exportieren einer weiteren Suchabfrage um, sonst haben Sie dort eventuell Duplikate..
8. Sollten Sie das ein oder andere vergessen haben, können Sie den Export jederzeit für einzelne Mails in Sekundenschnellle nachholen. Das Mailstore Home Archiv liegt ja auf Ihrer lokalen Platte.

FAUMail-IMAP-Postfach archivieren

• E-Mailadaresse: Ihre E-Mail-Adresse
• Servername: faumail.uni-erlangen.de
• Zugriff via: IMAP-TLS
• Benutzername: Ihre E-Mail-Adresse

Abb. FAUMail-IMAP-Postfach archivieren

GroupWise-IMAP-Postfach archivieren

• E-Mailadaresse: Ihre E-Mail-Adresse
• Servername: gwia.uni-erlangen.de
• Zugriff via: IMAP-TLS
• Benutzername: Ihr Benutzename

Abb. GroupWise-IMAP-Postfach archivieren

Suchabfrage

In der folgenden Suchabfrage werden alle Mails, die im Zeitraum 15.1.2011 bis 15.4 2011 eingegangen sind, gesucht.
Mit Speichern unter... kann man der Suchabfrage einen neuen Namen zuweisen.

Die meisten E-Mailprogramme haben Probleme mit der zuverlässigen Suche.

• Entweder wird nicht alles gefunden
• oder eiine Einschränkung auf einen Datumsbereich
• oder eine Suche ohne spezielles Textmuster ist nicht möglich.

Bei Mailstore Home sind mir diesbzüglich noch keine Probleme aufgefallen.

Anmerkung

Wenn man so eine Suchabfrage als zu exportierenden Ordner einstellt, bleibt im Zeilverzeichnis MailStore Export leider die ursprüngliche Ordnerunterstruktur nicht erhallten. Die E-Mails werden alle flach im Ordner MailStore Export abgelegt.

Abb. Suchabfrage

Exportieren nach Exchange-Postfach (HTTPS)

• Servername: groupware.fau.de
• Zugriff via: HTTPS
• Benutzername: Ihr Benutzername@FAUAD

Abb. Exportieren nach Exchange-Postfach (HTTPS)

Exportieren nach Exchange-Postfach (IMAP)

Exportieren per IMAP wurde leider nach einigen 1000 Mails durch den Exchange Server abgebrochen!

• Servername: groupware.fau.de
• Zugriff via: IMAP-TLS
• Benutzername: FAUAD\Ihr Benutzername

Abb. Exportieren nach Exchange-Postfach (IMAP)

Exchange-Postfach archivieren (HTTPS)

• Servername: groupware.fau.de
• Zugriff via: HTTPS
• Benutzername: Ihr Benutzername@FAUAD

Abb. Exchange-Postfach archivieren (HTTPS)

Ein Benutzer hatte Probleme per HTTPS, er hat dann seine Mails per IMAP archiviert, allerdings in kleinen Portionen, so dass der Server die Verbindung nicht abbricht.

Exchange-Postfach archivieren (IMAP)

Archivieren über IMAP hat bisher auch funktioniert, wogegen Exportieren per IMAP nach einigen 1000 Mails durch den Exchange Server abgebrochen wurde.

• E-Mail-Adresse: Ihr Benutzername@exch.uni-erlangen.de
• Servername: groupware.fau.de
• Zugriff via: IMAP-TLS
• Benutzername: FAUAD\Ihr Benutzername

Abb. Exchange-Postfach archivieren (IMAP)

Abb. Exchange-Postfach archivieren (IMAP) erfolgreich

Letzte Änderung: 14. Mai 2012, Historie