Automatisch filtern, ordnen, löschen, archivieren

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Inhalt

1. Einleitung
   1. Wünsche
      1. Einschränkungen
   2. Klassifizierung von E-Mails
2. Outlook Bordmittel
   1. Suchordner
      1. Beispiel 1 Suchordner Heute,Gestern,ungelesen
      2. Beispiel 1a Suchordner Heute, Gestern, ungelesen, ohne RSS, mit Junk
      3. Beispiel 1b Suchordner RSS: letzte 7 Tage, ungelesen
      4. Beispiel 1c Standard Suchordner Ungelesene Nachrichten
   2. Suchen und Filtern
      1. Desktopsuche
      2. Suche verfeinern
      3. Filter verwenden
      4. Filter dauerhaft aktivieren
      5. Filter für mehrere Ordner wieder abschalten
   3. Favoriten
      1. Bug bei Favoriten
   4. Verknüpfungen
      
   5. Eigene Ordner und Unterordner
   6. Kategorien
   7. Regeln
      1. Beispiel 2 -Regel E-Mails von OTRS versschieben
      2. Beispiel 3 - Spam nach Spamwahrscheinlichkeit trennen
   8. Autoarchivierung (Löschen oder Archivieren)
      1. Gobale Einstellung
      2. Einstellung pro Ordner
      3. Autoarchivierung manuell startenstarten
      4. Standard-Ablaufzeiten
         1. Beispiel 4 - Automatisch löschen
3. Duplikate entfernen
4. Manuell Archivieren
5. Weitere Tipps

Einleitung

Die täglichen Mail-Flut lässt sich effektiver bewältigen, wenn man verschiedene Aufgaben automatisch durchführen lässt. Man sollte die Anzahl der E-Mails im Posteingang möglichst gering halten. Spätestens, wenn die Quota des Postfaches erreicht wird, muss kurzfristig entschieden werden, was kann endgültig gelöscht werden bzw. muss vorher archiviert werden.

Für die erwähnten Tools ModupRemover, Auto-Mate und Mailstore Home leistet das RRZE keinen Support, die Benutzung erfolgt auf eigenes Risiko!

Wünsche

1. Es sollen nur ungelesene E-Mails zusammengefasst aus allen Ordnern von heute und gestern mit weniger als 15 Spampunkten angezeigt werden
2. E-Mails, die bestimmte Kriterien erfüllen, sollen nicht im Posteingang, sondern automatisch in anderen Ordnern abgelegt werden.
3. Nach einer Ablaufzeit sollen E-Mails in einigen Ordnern automatisch gelöscht werden.
4. Nach einer Ablaufzeit sollen E-Mails in einigen Ordnern automatisch archiviert und danach gelöscht werden.
5. Beim Eintreffen einer neuen Mail soll die gesamte Unterhaltung dazu verfügbar sein, auch wenn die Elemente in verschiedenen Ordnern liegen.
6. Junk-Mail soll automatisch in Spam mit hoher und niedriger Wahrscheinlichkeit getrennt werden, um fälschlicherweise erkannten Spam leichter zu finden.
7. Duplikate suchen und entfernen kann man mit dem Freeware-Tool ModupRemover.
8. Beim Einsatz mehrerer Rechner sollten die Outlook Einstellungen von einem Rechner auf den anderen synchronisiert werden.

Einschränkungen

1. Der Wunsch nur E-Mails mit weniger als 15 Spampunkten mit einem Suchordner anzuzeigen, kann leider nicht realisiert werden.
2. Es kann bei aktivierter Autoarchivierung leider nicht verhindert werden, dass E-Mails, älter als 60 Monate, automatsch archiviert bzw. gelöscht werden. 60 Monate ist das höchste Limit das man einstellen kann.
3. Die Trennung in Spam mit hoher und niedriger Wahrscheinlichkeit kann mit Outlook Bordmitteln leider nur manuell ausgeführt werden. Außer man verwendet ein kostenpflichtiges Add-in wie Auto-Mate.
4. ModupRemover kann leider nur den Basisnamen eines Ordnerpfades anzeigen. Deshalb ist die Entscheidung, welches Duplikat bei gleichem Basisnamen gelöst werden soll, schwierig.
5. Bisher wurde beobachtet, dass eingestellte Regelkriterien automatisch entfernt wurden, wenn ich mit verschiedenen Rechnern gearbeitet habe. Der Ursache hierfür wird noch nachgegangen.

Klassifizierung von E-Mails

• E-Mails, die möglichst sofort beantwortet werden müssen,
• E-Mails, aus denen sich eine Unterhaltung entwickelt und wo die vorherigen E-Mails noch verfügbar sein müssen,
• E-Mails, die nur gelesen, aber nicht beantwortet werden müssen,
• E-Mails, die zwar zur Kenntnis genommen werden sollten, aber nur gelesen werden müssen, falls sich diesbezüglich später ein Problem oder eine Rückfrage ergibt,.
• E-Mails, die sofort gelöscht werden,
• E-Mails, die erst nach einer gewissen Zeit gelöscht werden,
• E-Mails, die nach einer einer gewissen Zeit erst archiviert und dann gelöscht werden.

Ich lege mir deshalb zusätzlich zu denStandard-Ordnern

• Posteingang
• Entwürfe
• Gesendete Elemente
• Gelöschte Elemente
• Junk-E-Mail
• Postausgang
• RSS-Feeds

die Ordner

• Temp
• Archiv

an.

In den Ordner Temp bzw. in dessen Unterordner wird alles verschoben, was nach einer gewissen Ablaufzeit gelöscht werden kann.

In den Ordner Archiv bzw. in dessen Unterordner wird alles verschoben, was nach einer gewissen Ablaufzeit, nachdem es archiviert wurde, gelöscht werden kann.

Das kann z.T. automatisch durch Regeln erfolgen.

Outlook Bordmittel

Suchordner

Suchordner >. Neuer Suchordner...
oder
Suchordner/UNTERORDNER >. Diesen Suchordner anpassen...
     > Kriterien
     > Durchsuchen

Tipp: Suchordner können Sie auch zu den Favoriten hinzufügen.

Tipp: Wenn im Navigationsbereich eines Suchordners neue Elemente angezeigt werden, im Lesebereich aber nicht, hilft es, auf die Kopfzeile einer Spalte zu klicken und diese neu zu sortieren. Dann werden die Elemente angezeigt.

Beispiel 1 Suchordner Heute,Gestern,ungelesen

Um alle aktuellen E-Mails im Auge zu behalten, kann man sich z.B. einen Suchordner erstellen, der alle ungelesenen E-Mails von heute und gestern anzeigt. Leider lässt sich der Wunsch, dabei nur Junk-Mail, die mit weniger als 15 bewertet wurde nicht realisieren.

Bei diesem Beispiel wird auch nicht unterschieden, ob es sich um E-Mail-Nachrichten oder RSS-Feeds handelt. Das ist mit den Beispielen 1a und 1b möglich.

Bei

    > Kriterien
        > Weitere Optionen (x) Nur solche Elemente [Ungelesen]
        > Erweitert [Feld] > Datums und Uhrzeit-Felder
            > Erhalten Bedingung: [Gestern]
            > Erhalten Bedingung: [Heute]
    > Durchsuchen
         Gesamtes Postfach auswählen oder einzelne Ordner
         (x) Unterordner durchsuchen

Abb. Beispiel 1 -Suchordner Heute,Gestern,ungelesen -Schriitt 1

Abb. Beispiel 1 - Suchordnerkriterien - Weitere Optionen

Markieren Sie im Reiter Weitere Optionen: Nur solche Elemente [Ungelesen].

Abb. Beispiel 1 - Suchordnerkriterien - Erweitert - Feld

Beispiel 1a Suchordner Heute, Gestern, ungelesen, ohne RSS, mit Junk

Abb.Suchordner Heute, Gestern, ungelesen, ohne RSS, mit Junk -Schritt 1

Abb.Suchordner Heute, Gestern, ungelesen, ohne RSS, mit Junk -Schritt 2

Abb. Beispiel 1 - Suchordnerkriterien - Weitere Optionen

Markieren Sie im Reiter Weitere Optionen: Nur solche Elemente [Ungelesen].

Abb.Suchordner Heute, Gestern, ungelesen, ohne RSS, mit Junk -Schritt 3

Fügen Sie im Reiter Erweiterrt mit Hilfe des Knopfes Feld die Felder

• Erhalten: gestern
• Erhalten: heute
• Nachrichtenklasse: enthält Note

hinzu. Note steht für E-Mails.

Beispiel 1b Suchordner RSS: letzte 7 Tage, ungelesen

Abb. Suchordner RSS: letzte 7 Tage, ungelesen - Schritt 1

Anmerkung

So funktioniert das nur, wenn man alle RSS-Feeds flach im Ordner RSS-Feeds liegen hat!
Wenn man diese jedoch in Unterordnern organisiert hat, sollte man unter Durchsuchen. das Ganze Konto auswählen. RSS-Feeds werden im Reiter Kriterien / Erweitert ausgewählt.

Abb. Suchordner RSS: letzte 7 Tage, ungelesen - Schritt 2

Wählen Sie im Reiter Nachrichten Zeit: [Erhalten] [in den letzten 7 Tagen] aus.

Abb. Beispiel 1 - Suchordnerkriterien - Weitere Optionen

Markieren Sie im Reiter Weitere Optionen: Nur solche Elemente [Ungelesen].

Abb. Suchordner RSS: letzte 7 Tage, ungelesen - Schritt 3

Fügen Sie im Reiter Erweiterrt mit Hilfe des Knopfes Feld die Felder

• Nachrichtenklasse: enthält Rss

hinzu. Rss steht für E-Mails.

Das Feld RSS-Feed ist nicht leer funktioniert hier leider nicht, die Suchabfrage terminiert dann nie.

Beispiel 1c Standard Suchordner Ungelesene Nachrichten

Dieser Suchordner ist schon standardmäßig in Outlook vorhanden. Es werden keine Junk-E-Mails angezeigt. Dafür lassen sich aber auch die Kriterien nicht modifizieren!

Abb.Suchordner Ungelesene Nachrichten

Suchen und Filtern

Desktopsuche

Ich habe mir Windows Search 4.0 for XP installiert.

Wenn Windows Search 4.0 installiert ist, funktioniert auch das Verfeinern der Outlook Suche und das Outlook Filter.

Bei Windows 7 benötigt man dies nicht, da ist diese Suche schon ins Betriebsystem integriert!

Damit erhalte ich in Der Windows-Taskleiste ein Suchfenster,
das mir meinen ganzen Rechner nach einem Stichwort durchsucht.
Ist der Treffer eine E-Mail so wird diese durch Maussklick in Outlook geöffnet.

Das Indizieren meines Mailkontos dauerte etwa 2 Stunden bei etwa 50.000 E-Mails, danach wird alles Gesuchte blitzschnell gefunden.

Den Status der Indizierung kann man in Outlook so abfragen.

Klicken Sie im Lesebereich auf das sich oben befindende Suchfenster und öffnen:
> Suchtools > Indizierungsstatus...

Beschreibung Windows Search 4.0 für XP
Download englische Version von Windows Search 4.0 für XP

Wichtig ist die passende Sprachvariante zum Betriebsystem!

Bitte nicht verwechseln, es gibt auch eine ältere Version
Windows Desktop Search 3.01 für Windows XP

Abb. Windows Search 4.0

Suche verfeinern

Klicken Sie im Lesebereich auf das sich oben befindende Suchfenster. Es sind dann schon verschiedene Verfeinerungen vordefiniert.

Abb. Suchtools / Suchen / Verfeinern

Einige Beispiele

from:(Absendername)
subject:(Schlüsselwörter)
to:(Empfängername)
contents:(Schlüsselwort im Text)

Suche nach Mails die das Schlüsselwort Firefox und das Schlüsselwort Sprachen im Text enthalten:
contents:Firefox contents:Sprachen

Logische Operatoren wie UND, NICHT und ODER müssen in Großbuchstaben eingegeben werden.

UND entspricht einem Leerzeichen.

Suche nach Mails, die eines der Schlüsselwörter Firefox, Thunderbird,:Windows, Opera im Text enthalten, aber nicht das Schlüsselwort Unix:
contents:Firefox OR contents:Thunderbird OR contents:Windows OR contents: Opera AND NOT contents:Unix

Die gesuchten Schlüsselworte sind im E-Mailtext gelb markiert.

Weitere Beispiele

Outlook 2007 Hilfe:Lernen Sie, wie Sie Ihre Suchkriterien einschränken, um bessere Suchergebnisse in Outlook zu erzielen

Anmerkung

Die Suche ist nicht exakt! Eine Suche nach dem Schlüsselwort Sommerfest ergab bei mir auch Treffer mit dem Stichwort Sommersemester.

Filter verwenden

Wählen Sie einen Ordner oder eine E-Mail aus. Rechts im Menüband finden Sie unter der Kategorie Suchen den Reiter E-Mail filtern.

Dort sind schon verschiedene Filter vorkonfiguriert.

Abb. E-Mail filtern

Filter dauerhaft aktivieren

Normalerweise werden Filter, sobald man auf einen anderen Ordner wechselt, wieder deaktiviert.

Öffnet man die Kopzeile der Ansicht, das ist der Bereich, wo die Elemente eines Ordners aufgelistet werden, mit gedrückter rechter Maustatste
und wählt dort den Punkt Ansichtseinstellungen.... aus,
so kann man dort unter Filtern... dauerhaft irgenwelche Filterbedingungen einstellen,
z.B. Zeit: [Erhalten] [Diesen Monat].

Unten in der Statuszeile wird dann Filter angewendet angezeigt. Hier kann man das Filter auch wieder deaktivieren

Abb. Filter dauerhaft aktivieren

Altenative

> Ansicht > Ansichtseinstellungen > Filtern
oder > Ansicht > Alle Ansichten verwalten > Neu/Ändern > Filtern

Filter für mehrere Ordner wieder abschalten

> Ansicht > Ansicht zurücksetzen

> Ansicht > Aktuelle Ansicht für andere Ordner übernehmen

Aktuelle Ansicht für andere Ordner übernehmen funktioniert nicht bei Unterordnern von Junk-E-Mail !

Favoriten

Sowohl Suchordner als auch normale Ordner lassen sich unter Favoriten anzeigen.

Wenn ich morgens das erste Mal mein Outlook öffne, sieht das so aus.
Die ersten vier Favoriten sind Suchordner.
Es wird zwischen RSS-Feeds und E-Mail-Nachrichten unterschieden.

Abb. Spezielle Suchordner als Favoriten

Der Posteingang ist schon über Regeln automatisch geleert, und alles was automatisch verschiebbar ist, in andere Ordner verschoben. z.B. Nagios-Meldungen, AoD-Meldungen, OTRS-Meldungen, Newsletter usw .

Wie man solche Suchordner anlegt, steht hier.

Bug bei Favoriten

Favoriten verschwinden manchmal von allein und werden nicht mehr angezeigt.
Um das zu beheben geht man danm auf den zugehörigen Ordner,

>. Aus Favoriten entfernen
>. In Favoriten anzeigen

So ein Verhalten ist eigentlich paradox. Man hat die Favoriten ja genau zu dem Zweck, um oft benötigte, im Verzeichnisbaum versteckte Ordner zu finden.

Verknüpfungen

Verknüpfungen verhalten sich ähnlich wie Favoriten. Leider diese nicht wie Favoriten über den Exchange-Server an andere PC's die auch Outlook verwenden weitergegeben. man muss diese selbst auf den anderen PC'c pflegen.

>. Schaltflächen Hinzufügen oder entfernen
unten im Navigationsbereich

Eigene Ordner und Unterordner

Das Verschieben in eigene Ordner hat gegenüber der Verwendung von Kategorien den Vorteil, man bleibt kompatibel zu anderen E-Mailprogrammen, die per IMAP auf das Exchange Postfach zugreifen, allerdings auch den Nachteil man muss nicht nur den Posteingang sondern auch andere Ordner beobachten..

Kategorien

Die Vor- und Nachteile von Kategorien sind unter Eigene Ordner und Unterordner beschrieben.

Regeln

Outlook kennt Regeln, die durch ankommende E-Mails und gesendete E-Mails getriggert werden. Zusätzlich gibt es Regeln, die nur manuell getriggert werden und auf einen bestimmten Ordner und optional auf dessen Unterordner angewendet werden können. Leider gibt es die Möglichkeit, Regeln zeitgesteuert bzw. bei Veränderungen in Ordnern zu triggern. Nur bei Verwendung von Add-Ins, wie z.B.das kostenpflichtige Auto-Mate ist dies möglich.

Regeln bearbeiten

> Start Regeln > Regeln und Bearbeitungen verwalten
oder
> Datei > Informationen > Regeln und Bearbeitungen verwalten
     Eine Mail auswählen > Start Regeln > Regel bearbeiten
          > Regel ändern > Regeleinstellungen bearbeiten

Regel vorschlagen lassen

Eine E-Mail auswählen.
> Datei > Informationen > Regel erstellen

Regeln manuell ausführen

Bei einer durch ankommende Mail getriggerte Regel das Häkchen vor der Regel entfernen (deaktivieren), wenn diese Regel nur manuell ausgeführt werden soll. Regeln anwenden auf:

> Datei > Informationen > Regeln und Bearbeitungen verwalten > Regeln jetzt anwenden
    Anzuwendende Regeln wählen:
        (x) Kästchen vor den jeweiligen Regeln markieren
    Anwenden im Ordner > Durchsuchen
   > Jetzt ausführen    

Tipp: qTec: Alle E-Mails einer Absenderdomain mit einer Regel in Outlook 2010 in einen bestimmten Ordner verschieben

Tipp: Wenn man versucht eine Regel ohne Vorlage selbst zu erstellen, ist das oft sehr verwirrend. Man interpretiert da in manches Kriterium etwas hinein, was nie zu einem Treffer führt. Beispiel: Man sollte sich vielleicht erst mal eine Regel vorschlagen lassen oder ein passende Regel aus den Vorlagen auswählen. Diese kann man dann an die eigenen Bedürfnisse anpassen.

Beispiel 2 -Regel E-Mails von OTRS versschieben

Mail von unserem Troubleticket System OTRS in den Ordner Temp/OTRS/ verschieben, außer, wenn dieses Ticket schon ein anderer Mitarbeiter als _spam gekennzeichnet hat.

Welche Bedingungen möchten Sie überprüfen?
     (x) die von einer Person/öffentlichen Gruppe kommt
     Von-> otrs-bounces@rrze.fau.de
Was soll mit der Nachricht passieren?
    (x) keine weiteren Regeln anwenden
    (x) diese in den Ordner Zielordner verschieben
        Zielordner: Temp/OTRS
Möchten Sie Ausnahmen festlegen ?
    (x) außer mit bestimmten Wörtern im Text
        Im Text zu suchende Wörter: "nach _spam"
Regelnamen eingeben
    Von OTRS-RRZE otrs-bounces@rrze.fau.de

Abb. Beispiel 2 - Regel E-Mails von OTRS versschieben

 

Tipp: Lassen sie sich nicht irritieren wenn bei den vorgeschlagenen Adressen aus dem Addressbuch Ihre gewünschte nicht dabei ist. Sie könnnen im Eingabefenster beliebige Adressen eingeben.

Beispiel 3 - Spam nach Spamwahrscheinlichkeit trennen

So kann man Junkmail in Spam mit hoher warscheinlichkeit und Spam mit niedriger Warscheinlichkeit trennen

Diese beiden Regeln wirken nicht bei Postneuzugang, deshalb wurde auch das Kästchen vor den Regeln entfernt. Man muss diese Regeln von Zeit zu Zeit manuell ausführen.

Wegen den Aktionen Als gelesen markieren und diese der Kategorie Kategorie zuordnen sind das Clientregeln, die nicht auf sdem Server sondern nur lokal in Outlook ausgeführt werden können.

Abb. Beispiel 3 - Regel Spam nach Spamwahrscheinlichkeit trennen hoch

Welche Bedingungen möchten Sie überprüfen?
     (x) mit bestimmten Wörtern in der Nachrichtenkopfzeile
     X-Spam-Level: ***************
Was soll mit der Nachricht passieren?
    (x) keine weiteren Regeln anwenden
    (x) diese in den Ordner Zielordner verschieben
        Zielordner: Spam niedrig
    (x) diese der Kategorie Kategorie zuordnen
        Kategorie: Spam hoch
    (x) Als gelesen markieren
Möchten Sie Ausnahmen festlegen ? (keine Ausnahmen)
Regelnamen eingeben
     X-Spam-Level: ***************

Abb. Beispiel 3 - Regel Spam nach Spamwahrscheinlichkeit trennen niedrig

Welche Bedingungen möchten Sie überprüfen?
     (x) mit bestimmten Wörtern in der Nachrichtenkopfzeile
     Nachrichtenkopfzeile: X-Spam-Level: *****
Was soll mit der Nachricht passieren?
    (x) keine weiteren Regeln anwenden
    (x) diese in den Ordner Zielordner verschieben
        Zielordner: Spam niedrig
    (x) diese der Kategorie Kategorie zuordnen
        Kategorie: Spam niedrig
Möchten Sie Ausnahmen festlegen ?
    (x) außer mit bestimmten Wörtern in der Nachrichtenkopfzeile
     X-Spam-Level: ***************
Regelnamen eingeben
     X-Spam-Level: *****

Autoarchivierung (Löschen oder Archivieren)

• Mit der Outlook Autoarchivierung lassen sich nicht nur Elemente archivieren, sondern auch endgültig löschen.
• Man muss unbedngt in der globalen Einstellung ein Zeitlimit angeben, sonst wird, auch wenn es für einzelne Ordner individuell angegeben ist, überhaupt nichts gelöscht oder archiviert!
• Prüfen Sie bitte die Einstellung für alle Ordner nach, ob die Ablaufzeiten bzw. Archivierung oder Löschen so stimmen, sonst droht unbeabsichtigter Datenverlust!
• Man sollte die Archivierung in Oulook archive.pst Archive nur verwenden, wenn sichergestellt ist, dass von diesen Archivdateien auch ein regelmäßiger Backup gemacht wird.
• Das ist bei lokalen Platten normalerweise bzw. dem auf unserem Remote Terminal Server mordor.rrze.uni-erlangen.de per default vorgeschlagenen E: Laufwerk nicht der Fall.
• Bei einer Archiv-Datei auf dem Homeverzeichnis bei uns auf dem V: Laufwerk, das regelmäßig gesichert wird, und potentiell in Frage käme, stößt man schnell an die Quotagrenzen.
• Zukünftig geplant ist ein kostenpflichtiger Archivierungsservice auf einem Archivierungsserver. Solange aber sollte man die Sicherung in ein Oulook archive.pst Archiv deaktivieren und die Autoarchivierung nur zum Löschen verwenden.
• Eine Archivierung sollte man allerdings trotzdem manuell durchführen, z.B. mit der Software Mailstore Home.

Globale Einstellung

> Datei > Optionen > Erweitert > Autoarchivierung > Einstellungen für Autoarchivierung

Einstellung pro Ordner

Ordner auswählen >. Eigenschaften > Autoarchivierung

Autoarchivierung manuell starten

> Datei > Informationen > Tools zum Aufräumen > Autoarchivierung

Standard-Ablaufzeiten

Abb. Standard-Ablaufzeiten aus Outlook Hilfe: Sichern, Wiederherstellen oder Löschen von Elementen mithilfe der AutoArchivierung

Beispiel 4 -Automatisch löschen

Alle E-Mails im Ordner Temp sollen gelöscht werden, wenn sie älter als 4 Tage sind. Eine Ausnahme bildet der Unterordner archivieren. Dort soll alles wenn es älter als 4 Tage ist erst archiviert und dann gelöscht werden.

> Datei > Optionen > Erweitert > Autoarchivierung > Einstellungen für Autoarchivierung

(x) Autoarchivierung alle [1] Tage
(x) Autoarchivierung nach Bestätigung beginnen
( ) Elemente löschen (nur E-Mail-Ordner)
(x) Archivordner in Ordnerleiste anzeigen
Elemente löschen, wenn älter als [60] Monate
(x) Alte Elemente endgültig löschen

Outlook kennt leider kein großeres Limit als 60 Monate = 5 Jahre, so kann es passieren, dass alles was älter als 5 Jahre und für den jeweiligen Ordner keine andere Einstellung aktiviert ist, gelöscht wird !

Alternativ könnte man auch einstellen (x) Alte Elemente verschieben nach, dann wird frühestens nach 5 Jahren nichts per default gelöscht, sondern es wird versucht im angegebenen Ordner, falls es diesen nach 5 Jahren noch gibt, ein pst-Archiv zu erstellen und man könnte daraus die E-Mails wiedergewinnen.

Man muss unbedingt ein Zeitlimit angeben, sonst wird, auch wenn es für einzelne Ordner individuell angegeben ist, überhaupt nichts gelöscht!

Der Startpunkt, ab wann die Ablaufzeit berechnet wird, bezieht sich nicht nur auf das Eingangsdatum der jeweiligen E-Mail, sondern auch auf das letzte Änderungsdatum der E-Mail. Siehe Mailhilfe.de: Outlook Archivierung Warum archiviert Outlook oft anders als erwartet?

Abb. Beispiel 4 - Automatisch löschen -globale Einstellung

Ordner auswählen >. Eigenschaften > Autoarchivierung

(x) Für diesen Ordner folgende Einstellungen verwenden:
(x) Elemente löschen, wenn älter als [4] Tage
(x) Alte Elemente endgültig löschen

Abb. Beispiel 4 - Automatisch löschen - Einstellung für einen speziefischen Ordner

Unterhaltungen

Unter Unterhaltungen versteht man die Menge aller E-Mail-Mails mit dem selben Betreff, bei denen das Original und sämtliche Antworten und Weiterleitungen zusammengefasst sind.

> Datei > Ansicht > Unterhaltungseinstellungen

Ein Plus von Outlook gegenüber anderen E-Mail-Programmen ist, dass Unterhaltungen auf verschiedene Ordner verteilt sein können.

Unterhaltungen aufräumen.

Ab Outlook 2010 kann man Unterhaltungen aufräumen, das heißt alle E-Mails werden entfernt, die nur redundante Texte erhalten und in einen Zielordner verschoben.

>. Unterhaltung > Unterhaltung aufräumen > Aufräumen
>. Unterhaltung > Unterhaltung aufräumen > Einstellungen > Unterhaltungen aufräumen
     Aufgeräumte Elemente werden in folgenden Ordner verschoben > Durchsuchen

Duplikate entfernen

Für die erwähnten Tools ModupRemover, Auto-Mate und Mailstore Home leistet das RRZE keinen Support, die Benutzung erfolgt auf eigenes Risiko!

Mit dem Freeware Tool lassen sich Duplikate von E-Mails suchen und entfernen.

• MODupRemover V4.13 (Für 32Bit und 64bit Outlook)
• MODupRemover V2.0 (Neuer, aber nur für 32Bit Outlook)

Manuell Archivieren

Wenn nam sich nicht regelmäßig um den Backup der Outlook archive.pst Dateien kümmern kann, sollte man in diese Archive auch nichts archivieren. (Datensicherheit)

Ein kostenpflichtiger E-Mail-Archivierungsdienst existiert zur Zeit am RRZE noch niicht, ist aber geplant. Solange empfehlen wir, wenn eine Archivierung gewünscht ist, die E-Mails z.B. mit dem Programm Mailstore Home zu archivieren.

Für die erwähnten Tools ModupRemover, Auto-Mate und Mailstore Home leistet das RRZE keinen Support, die Benutzung erfolgt auf eigenes Risiko!

Weitere Tipps

• Das Kriterium Wörter in Absenderadresse hat bei mir noch nie einen Treffer geliefert.
• Junk-E-Mail automatisch trennen in hoch und niedrig funktioniert nur als manuelle Regel, da Junk-E-Mail nicht im Posteingang zugestellt wird.
• Es wird zwischen serverseitig und nur clientseitg auszuführbaren Regeln unterschieden. Es kommt eine Warnung bzw. es erfolgt explizite Markierung, wenn diese Regel nur auf dem Client ausgeführt werden kann. Beispiele sind
  • Kategorie zuweisen
  • Als gelesen markieren

Letzte Änderung: 13. Maerz 2012, Historie