Regelbasierte Spamfilterung
Für die Sortierung der E-Mails nach der zentral vergebenen Spam-Bewertung
muss man Filter einrichten, die auf den, durch diese einfügten, speziellen Kopfzeilen beruhen.
Die im Folgenden betrachtete Version ist Outlook 2010.
Die vorherige Version, die sich noch auf Outlook 2003 bezieht, finden Sie im 
Archiv
- Eine automatische Filterung beim Posteingang ist bei unserem Exchange-Server leider nicht möglich, Es lässt sich aber eine manuelle Filterung per Regeln, zur Trennung von Spam mit hoher und niedriger Warscheinlichkeit, manuell durchführen.
Auch, wenn man folgendes in den Outlook Junk-Mail Optionen einstellt.
(x) Keine automatische Filterung. Nur E-Mails von blockierten Absendern werden in den Junk-E-Mail-Ordner verschoben.
eingestellt, wird vom Server erkannte Junk-E-Mails landen trotzdem weiterhin alle im OrdnerJunk-E-Mail.abgelegt.
Inhalt
- Regeln und Benachrichtigungen verwalten
- Regeln und Benachrichtigungen
- (Archiv noch Outlook 2000)
- Spam klassifizieren mit Add-In Auto-Mate
Regeln und Benachrichtigungen verwalten
Zur Einstellung der Filterregeln in Outlook wählen Sie:
> Datei > Informationen > Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
Abb. Regeln und Benachrichtigungen verwalten
Regeln und Benachrichtigungen
Es öffnet sich das Fenster Regeln und Beachrichtigungen Hier klicken Sie auf:
> Neue Regel...
Die Screenshots der nächsten beiden Abschnitte wurden nachträglich erstellt, deshalb gibt es hier die einzurichtenden Regeln Spam-hoch und Spam-Niedrig schon.
Die Regel Kategorien der E-Mails löschen ist Outlook 2010 Standard.
Die Regeln können durch
> Regel ändern...
bearbeitet werden.
Regel Spam-hoch
Abb. Regel Spam-hoch
Bedingungen
Es erscheint ein Fenster mit zwei Abschnitten, das im ersten Abschnitt Vorschläge für Regeln und im zweiten Abschnitt die Regelbeschreibung enthält.. Wählen Sie m ersten Abschnitt die Regel
mit bestimmten Wörtern in der Nachrichtenkopfzeile
aus.
In dieser Regel
ist der Text bestimmten Wörtern unterstrichen. Klicken Sie bitte auf diesen unterstrichenen Text.
Es öffnet sich ein neues Fenster.
Hier tragen Sie den Inhalt der Kopfzeile ein, nach dem gefiltert wird. In unserem
Beispiel wird nach der Spam-Bewertung mit mindestens 15 Sternen gefiltert
(X-Spam-Level: ***************).
Wenn Sie nun auf OK klicken, wird der Filter-Ausdruck in den Abschnitt 2. Schritt übernommen. Klicken Sie nun auf:
> Weiter
Abb. Regel-Assistent - Bedingungen überprüfen
Aktionen
Im ersten Abschnitt legen Sie nun fest, was mit den selektierten E-Mails passieren soll. Gemäß unserer Empfehlung sollten Sie hier wie gezeigt das Verschieben in einen anderen Zielordner auswählen.
Wenn Sie hier auf Zielordner klicken, wrird in einem neuen Fenster die Auswahl aller bekannten E-Mail-Ordner dargestellt.
Im gezeigten Beispiel können Sie zwischen einem Zielordner auf dem IMAP-Server und einem persönlichen Ordner auf Ihrem Arbeitsplatzrechner wählen. Hier wurde als Speicherort für den Ordner der IMAP-Server ausgewählt. Dies macht nur für Benutzer Sinn, die ihre Mails mit dem Zugriffsprotokoll IMAP anzeigen. Benutzer, die ihre Mails mit dem Zugriffsprotokoll POP abholen, sollten an dieser Stelle einen Persönlichen Ordner anlegen.
Unter der Annahme, dass Sie die gefilterten E-Mails in einen neuen Ordner
legen wollen, klicken Sie auf Neu. Es erscheint das Fenster Neuen Ordner erstellen. Hier geben Sie den Namen des
neuen Ordners ein, im Beispiel spam-hoch und klicken auf OK.
Danach wird Ihnen im Fenster Regel-Assistent die Liste aller
Ordner dargestellt, einschließlich dem neu angelegten Ordner spam-hoch.
Auch hier klicken Sie wieder auf OK. Klicken Sie anschließend auf::
> Weiter
Abb. Regel-Assistent - Aktionen auswählen
Ausnahmen
Eine Ausnahme brauchen Sie nicht festzulegen. Klicken Sie einfach auf weiter.
Sie haben nun die Möglichkeit, Einschränkungen
für die Anwendung des Filters einzustellen. Im Normalfall sind keine
Einschränkungen nötig. Klicken Sie deshalb auf:
> Weiter
Abb. Regel-Assistent - Ausnahmen festlegen
Regel fertig stellen
Anschließend klicken Sie auf:
> Fertig stellen
Nun sehen Sie in der Liste der Filterregeln die neue Filterregel.
Abb. Regel fertig stellen
Regel Spam-niedrig
Wenn Sie nun nochmals auf Neu klicken, können Sie nach demselben
Verfahren eine zweite Spam-Filterregel definieren und dabei statt
dem X-Spam-Level: *************** in der Nachrichtenkopfzeile
die Zeichenfolge X-Spam-Flag: YES eintragen.
Die so gefilterten E-Mails legen sie in einen weiteren neuen Ordner, der
hier mit spam-niedrig benannt wurde.
Diese neue Filterregel wird ebenfalls in ihre Liste der Filterregeln hinzugefügt.
Die Reihenfolge dieser Filterregen sollte unbedingt eingehalten werden
(zuerst X-Spam-Level und anschließend X-Spam-Flag). Gegebenenfalls
markieren Sie eine Regel und klicken sie auf Nach unten/oben, um
die Reihenfolge zu korrigieren.
Abb. Regel Spam-niedrig
Ausführen und Kontrollieren
Sie können die Filterregeln Jetzt ausführen, das heißt auf Ihre
Inbox anwenden, oder auch mit OK bestätigen. Im zweiten Fall werden die
Regeln auf alle nachfolgend eintreffenden E-Mails angewendet. Die Definition
der Regeln ist damit abgeschlossen.
Kontrollieren Sie regelmäßig Ihre beiden neuen Ordner, um fälschlicherweise als Spam markierte Mails wieder zurück in ihre Mailbox zu verschieben.
Spam klassifizieren mit Add-In Auto-Mate
Das RRZE leistet kein Support für dieses Add-In. Die Dokumentation hierzu dient nur dem Zweck Defizite bei Outlook aufzuzeigen, bei denen Benutzer mit Abstrichen zu rechnen haben, die z.B. von FAUMail/Thunderbird oder Novell GroupWise nach Exchange/Outlook migrieren. Jeder sollte selbst entscheiden, ob es für ihn sinnvoll ist, zur Optimierung seines täglichen Workflows, so ein Add-In käuflich zu erwerben.
Bei einem FAUMail-Postfach wird unterschieden zwischen Spam mit hoher und niedriger Warscheinlichkeit, der in verschiedenen Ordnern Spam und Spam hoch abgelegt wird. Das hat den Vorteil, dass man nur den Ordner Spam (Spam mit gerigerer Spamwarscheinlichkeit) darauf kontrollieren muss, ob dort vielleicht versehentlich falsch erkannte Mails (false positives) gelandet sind, wärend man die Mails im Ordner Spam hoch nach einer gewissen Zeit ungelesen löschen kann.
Das kann Outlook so nicht. Alle Spam-Mails landen im Ordner Junk-E-Mail Mit Hilfe des, leider kostenpflichtigen, Add-Ins Auto-Mate gelingt es aber diese Mails nach Spam mit hoher und nideriger Warscheinlichkeit zu trennen.
Beispiel
Im folgenden Beispiel für Auto-Mate Pro wird, nicht nur nach der Warscheinlichkeit hoch und niedrig getrennt, sondern auch, ob die Spammails aktuell oder älter als 1 Monat sind.
Die Spammails landen nach der Anwendung der Auto-Mate Regeln in folgender Ordnerstruktur:
Junk-E-Mail(Spam nicht erkannt)
old(Älter als 1 Monat)
Spam hoch(Spam mit hoher Warscheinlichkeit)
Spam niedrig(Spam mit niedriger Warscheinlichkeit)
Spam hoch
(Spam mit hoher Warscheinlichkeit aktuell)Spam niedrig
(Spam mit niedriger Warscheinlichkeit aktuell)
Abb. Ordnerstruktur
Man sieht schön, dass man nur noch den Ordner Spam niedrig mit 95 Mails, also relativ wenig im Vergleich zur gaesamtanzahl der Spammails, auf false positives durchsuchen muss.
Abb. Add-In Auto-Mate
Abb. Rule Manager
Abb.Rule Basics
Abb. Properties
Abb. Accounts & Types
Abb. Actions
Abb. Exceptions nicht bei Auto-Mate Standard
Abb. Scheduling
Anmerkung
Diiese Regeln auszutesten, hat mich etliche Stunden gekostet, dazu käme der Anschaffungspreis und der Preis für ein fälliges Update für die nächste-Outlook Version. Das sollte man berücksichtigen, wenn man Überlegungen anstellt, ab wann sich so ein Add-In amortisiert.
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