Vermeidung einer Spam-Klassifizierung bei der Erstellung von E-Mails

Einige Grundregeln sollte man beim Verfassen von E-Mails beachten, wenn man verhindern möchte, dass die E-Mails als Spam eingestuft werden. Zudem sollte sichergestellt werden, dass die E-Mails sich in einem ordentlichen Zustand befinden und für alle lesbar erscheinen:

1. Sie sind Angehöriger der Universität Erlangen-Nürnberg und wollen aus dem Internet eine E-Mail an eine Zieladresse innerhalb der Universität Erlangen-Nürnberg ( *@*uni-erlangen.de ) senden und dabei vermeiden, dass diese E-Mail fälschlicherweise als Spam klassifiziert wird.
   Verwenden Sie in diesem Fall bitte nicht den Postausgangsserver Ihres E-Mail Providers, sondern smtp-auth.uni-erlangen.de als Postausgangsserver.
   Bei smtp-auth.uni-erlangen.de ist eine verschlüsselte Verbindung mit TLS oder SSL und Authentifizierung erforderlich. Siehe auch: Versenden von E-Mails aus dem Internet ,
   
   Dadurch kann verhindert werden, dass solche E-Mails fälschlicherweise vom Spamassassin des RRZE als Spam klassifiziert werden. Solche E-Mails bekommen von SpamAssassin durch, die neu eingeführte Filteregel, RECEIVED_SMTP_AUTH automatisch einen Bonus von -10.0 Punkten.
   
   
2. Das unter Windows sehr gerne betriebene Ausschneiden und Einfügen von Textteilen in eine E-Mail bewirkt das Einschleusen von überflüssigen Wagen Rücklauf Zeichen (^M), die negativ bewertet werden.
   
3. Die oftmals bei graphisch orientierten Mailprogrammen eingesetzte automatische Umbruchsfunktion (optisch) führt zu extrem langen Zeilen. Auch das wird negativ bewertet.
4. Rein HTML-formatierte (manchmal auch als Rich-Text Format deklarierte) E-Mails sind ein starkes Kriterium für Spam-Mails und sollten grundsätzlich vermieden werden. Nur-Text bzw. alternate-(Text+HTML) formatierten Nachrichten ist hier den Vorzug zu geben.
5. Die Unart, leere Betreffzeilen zuzulassen, bzw. übermäßig viele Interpunktionszeichen wie "!", "?" etc. sowie Ziffern und Sonderzeichen ("$") im Betreff wie auch in der Nachricht selbst disqualifizieren eine E-Mail beträchtlich.
6. Verwendet man am Ende der Betreffzeile ein Wort, das einen Bindestrich enthält,. wie z.B. Erlangen-Nürnberg oder automount-Probleme, so bewertet dies SpamAssassin negativ. Besser ist Erlangen Nürnberg oder Erlangen- Nürnberg bzw. automount Probleme.
   SpamAssassin Regel: SUBJ_HAS_UNIQ_ID Subject contains a unique ID
7. Es hat sich bei vielen Personen im Haus eingebürgert, dass sie z.B.in das To-Feld ihrer Mail-tools beim Adressieren nur noch <name@rrze> eintragen. Diese Mails kommen auch nach wie vor an, jedoch vergibt SpamAssassin dafür 0.6 Punkte.
   Wenn man also solche eigentlich unzulässigen Abkürzungen benutzt, dann sollte man sich dessen bewusst sein. Ein Alternativ-Vorschlag wäre: <name@rrze.de> Das sind genau 3 Zeichen mehr. Diese Adresse ist zulässig und tritt nach außen genausowenig in Erscheinung. Beide Adressformen dürfen nicht für Visitenkarten, Signaturen usw. verwendet werden d.h. nicht zum Veröffentlichen!
   SpamAssassin Regel: TO_MALFORMED To: has a malformed address

Kurzerklärungen zu den SpamAssassin Tests findet man unter:
http://spamassassin.apache.org/tests_3_2_x.html

Letzte Änderung: 13. Maerz 2012, Historie